Kommunalverwaltungen

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Amtliche Beglaubigung von Unterschriften

Amtliche Beglaubigung von Unterschriften

Leistungsbeschreibung

Benötigen Sie die Beglaubigung Ihrer Unterschrift, beispielsweise auf einer Vollmacht? Mit der amtlichen Beglaubigung wird bestätigt, dass Sie selbst die Unterschrift geleistet haben.

Grundsätzlich ist die Amtsverwaltung - bei Amtsfreiheit die Gemeindeverwaltung - Ihres Wohnortes für die amtliche Beglaubigung einer Unterschrift zuständig, wenn das unterzeichnete Schriftstück

  • zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt oder
  • aufgrund einer Rechtsvorschrift bei einer sonstigen Stelle vorzulegen ist.

Dies gilt auch für Handzeichen, das heißt aus Buchstaben oder sonstigen Symbolen bestehende Zeichen von Personen, die nicht schreiben können.

Sie können sich aber auch für die Beglaubigung an jeden Notar wenden. Adressen der Notare in Deutschland finden Sie bei der Bundesnotarkammer.

Besonderheiten gelten für:

  • Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung bedürfen (Willenserklärungen oder Erklärungen verfahrensrechtlichen Inhalts). Dazu gehören zum Beispiel die Anmeldung zum Vereinsregister oder Anmeldungen zur Eintragung im Handelsregister. Hier wird die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt.
  • Unterschriftsbeglaubigungen, die zur Vorlage bei einer ausländischen Behörde oder Stelle bestimmt sind. Sie bleiben Notaren vorbehalten.
  • Unterschriftsbeglaubigungen auf Verpflichtungserklärungen für (Besuchs-)Einreisen und weitere Aufenthalte von Ausländern. Sie sind ausschließlich den Ausländerbehörden vorbehalten.

Rechtsgrundlagen

  • § 34 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG)
  • Landesverordnung zur Bestimmung der zu Beglaubigungen befugten Behörden
  • Verordnung über Kosten im Geschäftsbereich des Innenministeriums (KostVO IM M-V)
  • § 129 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
  • § 40 Beurkundungsgesetz
  • Gerichts- und Notarkostengesetz - GNotKG -
  • §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz (AufenthG), § 47 Absatz 1 Nr. 12 Aufenthaltsverordnung (AufenthV)

Erforderliche Unterlagen

  • Personalausweis oder Reisepass
  • Originalschriftstück (Ausnahme: Verpflichtungserklärungen, s.o. unter "Verfahrensablauf")

Kosten

Die Beglaubigung ist eine kostenpflichtige Amtshandlung. Die Höhe der Gebühr richtet sich nach der Gebührenordnung, die für die beglaubigende Stelle gilt. Für Beglaubigungen durch die Amtsverwaltungen bzw. amtsfreien Gemeinden ist die Kostenverordnung im Geschäftsbereich des Innenministeriums in der jeweils gültigen Fassung maßgebend. Die Gebühr eines Notars richtet sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz. Die Gebühr für eine Verpflichtungserklärung richtet sich nach der Aufenthaltsverordnung.

Verfahrensablauf

Unterschriften und Handzeichen dürfen von der zuständigen Stelle in der Regel nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Mitarbeiters vollzogen oder anerkannt werden. Deshalb müssen Sie persönlich das entsprechende Schriftstück, auf dem Sie die Unterschrift geleistet haben oder auf dem die Unterschrift geleistet werden soll, vorlegen und einen Personalausweis oder Reisepass vorzeigen, damit Ihre Identität festgestellt werden kann. Dann müssen Sie das Schriftstück in Gegenwart des Mitarbeiters unterschreiben oder die Unterschrift als Ihre anerkennen. Anschließend wird ein Beglaubigungsvermerk angebracht.

Besonderheiten gelten bei der Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift, die zur Aufbewahrung beim Gericht bestimmt ist, durch den Notar: Hier muss die Zeichnung in Gegenwart des Notars vollzogen werden; dies wird in dem Beglaubigungsvermerk festgehalten.

Besonderheiten gelten auch für die bundeseinheitlichen Vordrucke für Verpflichtungserklärungen für den Aufenthalt von Ausländern: Sie sind nur bei den kommunalen Ausländerbehörden erhältlich und müssen vor Ort ausgefüllt und unterzeichnet werden; sie werden nicht an den Unterzeichner zur Mitnahme ausgegeben. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an die zuständige Ausländerbehörde.

Der Beglaubigungsvermerk enthält:

  • Bestätigung, dass die Unterschrift echt ist
  • genaue Bezeichnung desjenigen, dessen Unterschrift beglaubigt wird
  • Angabe, ob sich der für die Beglaubigung zuständige Bedienstete Gewissheit über diese Person verschafft hat und ob die Unterschrift in seiner Gegenwart vollzogen oder anerkannt worden ist
  • Hinweis, dass die Beglaubigung nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde oder Stelle bestimmt ist
  • Ort und Tag der Beglaubigung
  • Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und
  • Dienstsiegel

Zuständige Stelle

grundsätzlich - mit den oben genannten Ausnahmen - die Amtsverwaltung - bei Amtsfreiheit die Gemeindeverwaltung - Ihres Wohnortes

(Gleiches gilt für die Landkreise, kreisfreien Städte sowie jede Behörde im Rahmen ihrer sachlichen Zuständigkeit.)